1.1. INTRODUCCIÓN:
En general, consideramos dietas las cantidades que recibe el trabajador con la finalidad de compensarle los gastos de locomoción, hospedaje y manutención que se le ocasionan al realizar un trabajo para su empresa fuera de su residencia o su centro de trabajo.
Cuestión distinta son los gastos de viaje que se le ocasionan al autónomo, empresario individual, cuando realiza un viaje de empresa, que trataremos de forma separada.
1.2. CONCEPTOS NO SUJETOS
Distinguimos tres conceptos distintos:
a) Gastos de locomoción
Se exceptúan de gravamen y, por lo tanto, no habrán de incluirse entre los rendimientos íntegros del trabajo, las cantidades que, en las condiciones e importes que más adelante se señalan, perciba el empleado o trabajador con la finalidad de compensar los gastos de locomoción ocasionados por el desplazamiento fuera de la fábrica, taller, oficina, o centro de trabajo, para realizar su trabajo en lugar distinto, con independencia de que este último esté situado en el mismo o en distinto municipio que el centro de trabajo habitual. Por el contrario, están plenamente sujetas al impuesto, y habrán de ser incluidas en la declaración como rendimientos íntegros del trabajo, las cantidades percibidas por el desplazamiento del empleado o trabajador desde su domicilio al lugar de trabajo, aun cuando ambos estén situados en distintos municipios. EJEMPLO: trabajador que vive en Coruña y trabaja en Bergondo. Si la empresa le paga el gasto de desplazamiento, este ingreso del trabajador está sujeto a renta y a retención.
Cuantías exentas:
– Si el empleado o trabajador utiliza medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.
– En otro caso, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.
b) Gastos de manutención y estancia
Se exceptúan de gravamen y, por lo tanto, no habrán de computarse entre los rendimientos íntegros del trabajo, las cantidades percibidas por el empleado o trabajador en concepto de dietas y asignaciones para gastos de viaje destinadas a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, devengadas por gastos en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia. Cuando se trate de desplazamiento y permanencia por un período continuado superior a nueve meses en un mismo municipio (contados de fecha a fecha. DGT 07/10/2015), no se exceptuarán de gravamen dichas asignaciones. A estos efectos, no se descontará el tiempo de vacaciones, enfermedad u otras circunstancias que no impliquen alteración del destino en un mismo municipio.
Cuantías exentas (territorio nacional):
– Hospedaje: las que se justifiquen, sin limitación.
– Manutención:
• Sin pernocta: 26,67 euros/día.
• Con pernocta: 53,34 euros/día.
c) Cuestiones puntuales.
– Precisión: Como regla general, para que las asignaciones por gastos de locomoción, manutención y estancia, dentro de ciertos importes máximos, queden exceptuadas de gravamen, es preciso que el desplazamiento se produzca:
* Fuera de la fábrica, taller, oficina, etc., es decir, fuera del centro de trabajo habitual, para realizar el trabajo en lugar distinto, en el supuesto de los gastos de desplazamiento.
* En municipio distinto de aquel en el que se encuentra el lugar de trabajo habitual del perceptor y el de su residencia, para los gastos de manutención y estancia.
– Trabajadores asociados a un «contrato de obra o servicio», el destino en sí del trabajador en el centro de trabajo donde en concreto se ubica la obra o el servicio, invalidaría la aplicación del régimen de dietas previsto en el artículo 9.A.3 del RIRPF, por cuanto se consideraría que las cantidades que se abonasen lo serían para compensar los desplazamientos desde los domicilios particulares a los centros de trabajo a los que están destinados los trabajadores, lo cual conllevaría a que estuvieran sometidos a tributación en su totalidad. V1060-2011.
– Centros de trabajo móviles o itinerantes. En este caso, para exceptuar de gravamen las dietas, se toma como referencia únicamente el desplazamiento en municipio distinto del de la residencia habitual del trabajador (V0224-2006).
– Uso de tarjetas. Dos casos: El trabajador dispone de una tarjeta para pagar la gasolina y los peajes. En este caso no hay dieta. Será gasto deducible para la empresa (V0321-2007). Otro: la tarjeta se la cargan al trabajador (V0363-2000).
– Administradores-socios. Cierta indefinición en el caso de sociedades unipersonales (Ver V2430-2000 y V0577-2017).
– Importante: a efectos de la aplicación de la exención, se deberá acreditar el día y el lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo. En cuanto a la justificación, acreditación del día y lugar de desplazamiento, etc., cabe afirmar que la misma podrá realizarse por cualquiera de los medios de prueba admitidos en Derecho. A este respecto, procede señalar que la carga de la prueba compete a quien hace valer su derecho y que serán, en su caso, los órganos de gestión e inspección tributaria a quienes corresponderá la valoración de las pruebas aportadas (V0291-2006).
En sus comprobaciones, las oficinas de gestión han interpretado que la prueba correspondía a los trabajadores, pero la reciente sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Galicia de fecha 13 de abril de 2016, ha señalado que corresponde a la empresa pagadora de la dieta. El criterio ha sido recogido por el TEAR de Galicia (entre otras, Resolución de 15 de marzo de 2017, Recurso 15/4359/2015).
– Si el contribuyente hubiera percibido de la empresa donde trabaja cantidades para compensar los gastos de locomoción en que hubiera incurrido en sus desplazamientos desde su lugar de trabajo hasta el centro de formación, dichas cantidades se exceptuarán de gravamen con los límites establecidos en la ley. (V1127-2015).
– Relaciones laborales especiales de carácter dependiente. En estos supuestos, es preciso distinguir entre los gastos de estancia, que siguen la regla general expuesta anteriormente, y los gastos de locomoción y manutención, a los que se aplica una regla especial conforme a la cual, cuando los gastos de locomoción y manutención no les sean resarcidos específicamente por las empresas a quienes presten sus servicios, los contribuyentes que obtengan rendimientos del trabajo que se deriven de este tipo de relaciones laborales podrán minorar sus ingresos íntegros, para la determinación de sus rendimientos netos, en las cantidades fijadas en el reglamento para el régimen general, siempre que justifiquen la realidad de sus desplazamientos.
-Traslado del puesto de trabajo a municipio distinto. Tienen la consideración de asignaciones para gastos de viaje exoneradas de gravamen las cantidades recibidas con motivo del traslado de puesto de trabajo a municipio distinto, siempre que, además: i) Dicho traslado exija el cambio de residencia. ii) Las cantidades recibidas correspondan exclusivamente a:
– Gastos de locomoción y manutención del empleado o trabajador y sus familiares durante el traslado.
– Gastos de traslado del mobiliario y enseres.
1.3. AUTÓNOMOS (empresarios individuales)
Diferente situación. Los gastos en los que incurran con ocasión de trabajos realizados para su empresa, solamente podrán deducirse en la cuantía que se justifiquen.
2. VEHICULOS
2.1. Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.
– Autónomos. Para la deducción de los gastos derivados de la adquisición, mantenimiento o utilización de un vehículo turismo, se exige que éste tenga la consideración de elemento patrimonial afecto a la actividad, lo cual supone que, estando registrado en los libros o registros obligatorios, sea utilizado de forma exclusiva en dicha actividad. La afectación exclusiva a la actividad económica podrá acreditarse por cualquiera de los medios de prueba generalmente admitidos en derecho. No obstante, la tenencia de otro vehículo destinado a uso particular no prueba que el vehículo sobre el que se formula la consulta vaya a destinarse exclusivamente a la actividad (V1288-2015).
– Empleados. Renta en especie, pudiendo darse varias situaciones en orden a su valoración según se trate de entrega o cesión.
2.2. Impuesto de Sociedades.
Los gastos derivados de la adquisición, mantenimiento o utilización de un vehículo de turismo podrán ser deducibles, pero únicamente en el tiempo que se encuentra a disposición de la sociedad.
2.3. Impuesto sobre el Valor Añadido.
De acuerdo con el artículo 95 de la Ley, se podrá deducir, cumpliéndose los demás requisitos, el 50 por 100 del IVA soportado. En el caso de que se pretenda un porcentaje de deducción superior, deberá probarse que se corresponde con un porcentaje de utilización superior. Si la administración considera que el porcentaje de deducción es inferior, deberá probarlo.